إنها مهمة يومية. إرسال الرسائل الالكترونية والرد على الرسائل الواردة في المكتب والمنزل. ولكن كيف تظهر احترافيتك من خلال رسال...
إنها مهمة يومية.
إرسال الرسائل الالكترونية والرد على الرسائل الواردة في المكتب والمنزل.
ولكن كيف تظهر احترافيتك من خلال رسالة الكترونية؟
- أجب بسرعة.
الجميع يرغب برد سريع على رسائلهم.
هذا هو المغزى من الرسالة الالكترونية.
على الأقل عليك الرد خلال 24 ساعة، أما إن كنت في إجازة فاستعن بالمجيب الآلي.
- خاطب الشخص مباشرة
كيف تكون بداية مثالية للتواصل.
- استخدم نظام تصحيح الأخطاء الإملائية
واقرأ رسالتك مرتين قبل أن ترسلها.
إن كنت منزعجاً من محتوى الرسالة، اترك الرد حتى تفكر وتجد الحل المناسب.
- ضع عنواناً للرسالة
وليكن عنواناً ذا معنى ومتعلق بمضمون الرسالة، وتفادى إعادة الإرسال.
- الجميع يحب الوجوه المبتسمة
لكن في الرسائل الاحترافية استخدمها بعناية.
ابتعد عن السخرية والهزل، فقد يقرأها المستلم بطريقة مختلفة.
- لتتضمن الرسالة المراسلات السابقة دائماً.
نصائح وتحذيرات:
- لا تكتب عنوان بريدك الالكتروني بأحرف كبيرة، فذلك يترك انطباعاً بأنك تصرخ،
وهذا غير مرغوب في الرسائل الالكترونية الاحترافية.
إن رغبت بلفت الانتباه إلى جملة محددة ضع تحتها خطاً أو اكتبها بالخط العريض.
- إن لم تعرف ما هو جنس المستلم الذي تخاطبه، لتكن لغتك محايدة كي لا تتسبب بإيلام الآخرين.
- لا تستخدم "reply all" إلا إن كان من الضروري إعلام الجميع بالموضوع. لا ضرورة لأن يقرأ الجميع الرسائل الشخصية.
- تأكد من خلو المرفقات من الفيروسات، فمن غير اللائق إرسال ملفات تضر بحاسب الشخص الذي سيفتح المرفقات.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق